IA na contabilidade, dia 2: a extração que transforma recibos e extratos em planilha pronta

É fim de mês e o cliente aparece com o de sempre: um envelope de recibos amassados, meia dúzia de fotos tortas mandadas pelo WhatsApp e o extrato do cartão em PDF, então alguém do escritório senta para digitar linha por linha, sabendo que em algum momento um 8 vai virar 3 e que a diferença só vai aparecer no fechamento, quando custa caro achar. Depois do assistente de leitura de ontem, o segundo capítulo da série ataca exatamente essa cena, porque a extração de dados é a função da IA que mais economiza digitação.

O problema que ela resolve

O Brasil vive um paradoxo curioso nesse assunto: o painel oficial de estatísticas do Portal da Nota Fiscal Eletrônica registra mais de 59 bilhões de NF-e emitidas desde a criação do modelo, ou seja, o documento fiscal brasileiro nasce digital há quase vinte anos, e mesmo assim a despesa miúda do dia a dia, o conserto do ar-condicionado, o estacionamento, o recibo do prestador autônomo, continua chegando ao escritório em papel e em foto de celular. Essa ponta analógica é justamente a que consome digitação, então é nela que uma IA de conversa que aceita imagem e PDF entrega retorno imediato: você envia o lote e recebe de volta uma tabela com data, descrição, valor e categoria sugerida, pronta para colar na planilha ou importar como CSV (o arquivo de texto separado por ponto e vírgula que qualquer planilha abre).

O método em 4 etapas

O caminho completo, da pilha de recibos à planilha conferida.

Etapa 1, prepare o lote. Junte os documentos em fotos ou PDFs legíveis, porque a IA lê melhor do que se imagina, mas não faz milagre com foto escura e amassada, e remova antes o que identifica o cliente, já que nome, CNPJ e dados pessoais não entram em ferramenta externa sem anonimização, pelo sigilo profissional e pela LGPD (a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, Lei nº 13.709/2018). Para a extração isso quase nunca atrapalha, pois o que você quer são datas, valores e descrições.

Etapa 2, envie com o prompt de extração. Anexe o lote na ferramenta e use o pedido pronto abaixo (digite-o uma vez e guarde no seu acervo de prompts, que o dia 1 recomendou), que define as colunas, obriga a IA a marcar com [CONFERIR] todo campo que ela não leu com certeza, em vez de preencher no chute, e já encomenda a soma final e o CSV.

O prompt da casa: troque só o trecho final entre colchetes; o [CONFERIR] fica como está, porque ele é a instrução.

Etapa 3, peça tabela e CSV. A tabela serve para você conferir na tela, e o CSV separado por ponto e vírgula serve para importar, porque o Excel em português usa o ponto e vírgula como separador padrão, então o arquivo abre com as colunas no lugar certo.

Etapa 4, confira as somas, e é aqui que a maioria trava. Não trava por dificuldade técnica, trava por tentação, porque a tabela chega bonita, alinhada, com cara de pronta, e a vontade é lançar direto, só que a leitura automática de imagem erra, um 1 vira 7 em foto ruim, um centavo some, logo o fecho do método é somar a coluna de valor, bater o total com os documentos e abrir um por um os itens que vieram marcados com [CONFERIR]. A soma bateu e não há itens marcados? A conferência levou um minuto. Não bateu? A IA acabou de lhe mostrar onde procurar o erro, o que já é metade do trabalho.

O exemplo prático

Veja o método aplicado a um recibo simples (documento e resultado são fictícios, montados para o exercício):

Um recibo, uma linha: data, descrição, valor e categoria sugerida, com a soma para conferência.

Repare no que a IA fez: leu a data do serviço (e não a data por extenso do rodapé, que aqui coincide, mas nem sempre coincide), montou a descrição citando o número do recibo e o prestador, formatou o valor e ainda sugeriu a categoria de despesa. Com um recibo o ganho parece pequeno, então pense no lote real: trinta recibos viram trinta linhas em poucos minutos, com a soma no final, e a tarde de digitação vira uma sessão curta de conferência.

Cuidados

Os cuidados do dia 1 continuam valendo e ganham um contorno próprio aqui. A anonimização vem antes do envio, sempre, porque recibo e extrato carregam nome e conta de gente de verdade. A conferência de totais não é desconfiança excessiva, é a contrapartida do ganho de velocidade, já que a IA erra com a mesma convicção com que acerta. E a categoria sugerida é sugestão: o plano de contas é seu, a classificação final é sua, e quem assina a escrituração responde por ela, logo a IA prepara o lançamento, você o valida.

Amanhã, no dia 3, a série pega essa tabela e dá o passo seguinte, que é a conciliação bancária assistida: colocar extrato e razão lado a lado e deixar a IA apontar o que não bate.